Cette exploitation de documents numériques permet notamment de gagner en rapidité et en efficacité, mais également d’assurer la sécurité de données qui peuvent s’avérer être très sensibles.
Dans cet article, nous explorons ensemble les possibilités d’optimiser la gestion électronique de vos documents.
Comprendre la gestion électronique documentaire : qu’est-ce que la GED ?
La gestion électronique des documents est une solution de gestion informatisée des documents d’une entreprise. Elle est utilisée pour gérer efficacement toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique, de sa création à son archivage, en passant par la récupération, le stockage, l’organisation ou la diffusion.
La GED inclut des outils et des fonctionnalités tels que l’indexation, les autorisations d’accès, la gestion des versions ou encore les workflows. C’est un procédé qui facilite grandement le travail entre collaborateurs et services et l’accès aux informations, tout en sécurisant les données sensibles.
GED versus méthodes traditionnelles : des avantages indéniables
La recherche, le classement et la récupération de documents papier sont un travail souvent long et fastidieux. La version électronique permet de centraliser les informations et, grâce à des fonctionnalités avancées (indexation, notamment), d’harmoniser et d’automatiser les process. Cette gestion électronique des documents vous permet donc de gagner en efficacité, productivité et temps.
L’ensemble de vos documents numériques est également accessible depuis n’importe quel appareil connecté. Vos collaborateurs peuvent ainsi y avoir accès et les partager entre services, si besoin, rapidement et facilement.
La gestion électronique permet par ailleurs de sécuriser l’accès aux informations sensibles, grâce à la possibilité de créer des autorisations spécifiques à chacun d’entre eux et à chaque utilisateur. Seules les personnes autorisées peuvent ainsi consulter ou mettre à jour les documents en question.
Dernier point non négligeable, l’usage de documents électroniques réduit significativement la consommation de papier. Une démarche à la fois économique et respectueuse de l’environnement.
Optimiser la gestion électronique de vos documents : les points clés
Pour tirer pleinement profit de ces avantages, la gestion électronique de vos documents doit être optimale. Le choix du logiciel de GED est donc déterminant. C’est lui qui vous offre les fonctionnalités indispensables pour exploiter vos documents rapidement et efficacement, mais également pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Un logiciel de gestion électronique de documents bien choisi
Open source, propriétaires ou sur-mesure, le choix de votre logiciel est important. L’objectif premier de la gestion électronique étant de faciliter la recherche, la modification et le partage de vos documents, il doit donc être intuitif afin que les utilisateurs puissent effectuer les tâches rapidement et exploiter les fonctionnalités aisément.
Les fonctionnalités qu’il propose doivent également, voire impérativement, répondre à vos besoins spécifiques et convenir à votre secteur d’activité pour permettre une exploitation pertinente de vos documents. Parmi ces fonctionnalités, on note essentiellement :
- L’indexation et la recherche avancée : elle permet d’attribuer des métadonnées (date, titre, auteur, mots-clés, etc.) à chacun de vos fichiers et facilite la recherche et la classification d’informations.
- La gestion des versions : la gestion électronique permet de suivre les différentes versions de vos documents et de conserver un historique des modifications.
- La gestion des workflows : les « workflows » définissent les étapes et actions indispensables à la bonne gestion de vos documents. Ils facilitent l’automatisation des tâches.
- Le contrôle des accès et les autorisations : le logiciel doit vous permettre de définir des autorisations d’accès, nécessaires pour garantir la sécurité des documents et informations.
Une organisation efficace des documents électroniques
L’organisation de vos documents est déterminante pour faciliter le travail, l’efficacité et la productivité de vos collaborateurs. En cela, l’indexation est essentielle. Ce procédé, consistant à attribuer à chacun de vos fichiers des métadonnées (date, titre, auteur, mots-clés, etc.), permet de les structurer et de les classifier de manière logique et cohérente, mais également de les trier et de les filtrer selon des critères spécifiques. Grâce à l’indexation, la recherche de documents ou d’informations est donc rapide et précise.
Il existe diverses techniques d’indexation et de caractérisation des documents électroniques. On note principalement l’indexation manuelle, l’indexation basée sur les balises ou les propriétés du fichier ou encore l’indexation automatique via l’IA et l’apprentissage automatique.
Une sécurité et une confidentialité renforcées des données
Les documents électroniques peuvent contenir des informations sensibles dont l’accès doit être sécurisé. Un logiciel de GED permet justement de définir des autorisations d’accès afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Le chiffrement des données, quant à lui, rend ces dernières illisibles pour qui ne possède pas les clés de déchiffrement et permet de les protéger des cyberattaques, notamment.
Les best practices pour une GED optimisée
Si le choix du logiciel de gestion électronique des documents est primordial, il ne vous préserve pas des risques d’erreurs ou de perte de données. C’est donc là un autre point essentiel qu’il est nécessaire d’inclure dans votre stratégie afin d’optimiser pleinement votre GED.
Formation et sensibilisation du personnel
La formation et la sensibilisation du personnel à la GED sont donc d’une importance cruciale. Elle permet en effet à vos employés de s’approprier le logiciel et ses fonctionnalités. Mais aussi de réduire le risque d’erreurs (suppressions accidentelles, transmissions d’informations sensibles, etc.) et de bien comprendre l’importance de la sécurité et de la confidentialité des données.
Pour cela, les entreprises externes spécialisées vous conseillent et vous accompagnent. Elles disposent de toutes les connaissances et compétences nécessaires à la formation de vos équipes et vous assurent une gestion électronique optimale. C’est donc un aspect à ne pas négliger.
Sauvegardes régulières et plan de récupération des données
Enfin, il faut savoir que l’on n’est pas à l’abri d’une panne ou d’une défaillance du système informatique. Pour cette raison, les sauvegardes régulières sont indispensables. Elles permettent de prévenir la perte des données qui peuvent alors être récupérées.
Il est donc nécessaire d’établir un plan de récupération de vos données : celui-ci doit déterminer la fréquence des sauvegardes, la méthode utilisée, le lieu de stockage, le plan de restauration (étapes à suivre pour récupérer les données), ou encore prévoir des tests de récupération périodiques pour vous assurer que la procédure fonctionne correctement.
Il existe diverses technologies de sauvegardes (sur support physique, dans le cloud, par déduplication, en miroir, etc.) et méthodes de restauration (granulaire, à l’identique, etc.). Il est évidemment essentiel de veiller à ce que ces technologies et méthodes soient fiables et efficaces pour assurer la sécurité de vos données.
Gestion électronique des documents, un atout indéniable
La gestion électronique des documents est un atout majeur pour les entreprises qui gagnent en efficacité, rapidité et sécurisent des données parfois sensibles. Toutefois, le processus requiert des compétences et connaissances spécifiques si elles souhaitent tirer pleinement profit de ces avantages. La numérisation de vos documents ne se fait en effet pas au hasard…
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