La numérisation de documents : principes et avantages

A l’ère du numérique, la digitalisation des process est un enjeu incontournable qui s’applique aussi aux nombreux documents qu’une entreprise produit, reçoit, traite, stocke, diffuse…

C’est pourquoi de nombreuses sociétés se sont orientées vers une solution GED, qui suppose de dématérialiser et de numériser les documents. Investir dans une solution de numérisation des documents est aujourd’hui une démarche essentielle au regard des préoccupations écologiques et de la tendance du “zéro déchets” mais aussi d’un point de vue économique. En effet, cette démarche et l’automatisation qu’elle permet favorise la performance et la réduction des coûts.

Qu’est-ce que la numérisation?

Le principe ?

Essentielle dans le cadre de la mise en place d’une solution GED, la numérisation des documents permet de sécuriser les données, de favoriser leur accessibilité immédiate et leur recherche grâce à l’indexation et d’améliorer leur stockage sécurisé et conforme à la loi.

La numérisation consiste à l’intégration d’un document papier transformé en document numérique dans le système de Gestion Electronique des Documents. Ainsi, tous les documents – imprimés ou numériques – sont stockés de façon cohérente et harmonisée dans un système de gestion électronique.

A noter qu’en fonction du document initial, la numérisation ne consiste pas forcément en une copie exacte du document original car certaines de ses caractéristiques peuvent être perdues. En effet, la numérisation peut concerner un texte, une image, des graphes mais aussi des objets physiques, numérisés grâce à un scanner 3D. La démarche de numériser des documents repose sur l’extraction de l’essentiel d’un document et sa retranscription au format numérique.

En quoi consiste la numérisation ?

Il existe plusieurs façons de faire pour numériser des documents :

  • la numérisation simple, qui consiste à créer une copie numérique d’un support physique existant, qui pourra être intégrée dans un système GED afin de faciliter sa diffusion. Ce procédé suppose une conservation du document original dans un entrepôt d’archivage dédié ;
  • la numérisation fidèle permet la destruction du document original, sous réserve que soit apportée la preuve probante de la numérisation. Alors la copie fidèle peut être conservée dans le système GED sans copie physique.

Pour déterminer quel type de numérisation est le plus adapté à vos besoins, votre stratégie de gestion documentaire doit tenir compte de la nature et de la quantité des documents à numériser, de votre capacité à assurer leur stockage physique, de vos besoins d’exploitation, de diffusion, de contrôle… Vous avez besoin d’aide pour établir votre stratégie ? N’hésitez pas à consulter les experts de Vivetic Group.

Numérisation et dématérialisation : quelle différence ? 

Souvent associée à la dématérialisation de documents, qui consiste à remplacer un support imprimé par un fichier digital, la numérisation de documents consiste à transformer un support physique en un ensemble de données numériques. Qu’il s’agisse de dématérialiser ou de numériser des documents, la démarche de digitalisation des process facilite la recherche, la manipulation, le stockage des données mais aussi la mise en place de workflows pour gérer le contrôle et la validation.

Pourquoi numériser ses documents ?

Les avantages de la numérisation

Au-delà des enjeux écologiques que représente la diminution du support papier, numériser des documents présente de nombreux avantages d’un point de vue économique et organisationnel. On retiendra notamment que numériser ses données permet de :

  • Choisir les formats d’enregistrement les plus adaptés selon les besoins de diffusion et d’exploitation ;
  • Optimiser la gestion documentaire, une tâche fastidieuse et chronophage qui peut nécessiter des compétences spécifiques ;
  • Simplifier et accélérer les échanges de fichiers ;
  • Réduire le temps de production, de traitement et d’archivage ;
  • Automatiser les opérations en limitant les risques d’erreur ou d’oubli ;
  • Faciliter le travail collaboratif de plusieurs intervenants sur un même document ;
  • Libérer de l’espace et éviter l’encombrement créé par les supports physiques.

Numérisation : quelles applications ?

Applicable à tous secteurs d’activités et aux entreprises de toute envergure, la numérisation de documents permet de rendre accessible les données auprès des utilisateurs concernés, qu’il s’agisse de nouveaux documents ou de documents récemment archivés. Par exemple, dans le domaine de la gestion comptable et financière, la numérisation des factures permettra de les retrouver facilement et rapidement dans le système GED grâce à l’indexation.

Quels documents numériser ? Courriers, factures fournisseurs, notes de frais, bons de commande, contrats clients, documents RH, bordereaux de livraison, dossiers de production… sont autant de nouveaux documents régulièrement édités, reçus, échangés avec les parties prenantes de l’entreprise et dont la gestion est facilitée par la numérisation.

Externaliser la numérisation de ses documents

Pourquoi externaliser la numérisation ?

L’externalisation de tout ou partie du processus de digitalisation de la gestion documentaire est devenue de plus en plus répandue et nécessaire pour certaines entreprises. En particulier, les nouvelles mesures réglementaires tendent à rendre de plus en plus difficile la gestion des données électroniques en interne.

A la fois d’un point de vue réglementaire, économique et organisationnel, l’externalisation présente de nombreux avantages. Numériser et archiver ses documents en externe permet d’éviter l’immobilisation des ressources et de réduire les risques liés au stockage des données.

Pour des besoins occasionnels ou fréquents, les travaux de numérisation volumineux nécessitant un matériel et des logiciels adéquats, vous pouvez confier ces tâches à un spécialiste en externe.

Confiez à Vivetic Group la numérisation de vos documents ?

Vous recherchez une entreprise de numérisation de documents ? Depuis son centre dédié à Aubervilliers, Vivetic Group assure la numérisation et l’archivage de vos documents de façon performante, contrôlée et sécurisée. Nous pouvons répondre à vos besoins de numérisation de masse de documents, saisie de données, traitement OCR, indexation et archivage en conformité avec vos obligations et problématiques spécifiques.

Les solutions proposées par Vivetic Group répondent également au besoin de digitalisation des process tels que le contrôle, la validation ou la signature de documents grâce à la mise en place de workflows. En fonction de vos applications métiers, nous mettons en place des process adaptés.

Après étude de vos problématiques, les spécialistes de Vivetic Group vous accompagnent dans votre stratégie de gestion documentaire : ils analysent la pertinence des documents à numériser en réponse à votre besoin et vous orientent vers les process à mettre en place.

Au-delà de la numérisation de document, nous pouvons vous accompagner via une solution globale et hébergée intégrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires au cycle de vie des documents et des informations au sein de votre entreprise, de l’intégration des flux à l’archivage numérique de données.

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