Les emails remplacent les lettres, les ebooks remplacent les livres, les calendriers en ligne remplacent les agendas… C’est donc naturellement que l’essor du numérique s’invite au cœur des pratiques des entreprises.
La transformation digitale des entreprises passe aujourd’hui par la dématérialisation de nombreux documents, tels que les factures. Il s’agit d’ailleurs d’un levier de création de valeur important. Alors, qu’est-ce que la dématérialisation de factures ? Comment la mettre en place ? Quels avantages pour les entreprises ? Réponses.
Dématérialisation des factures : de quoi s’agit-il ?
Dématérialisation de document : définition
Pour bien comprendre en quoi consiste la dématérialisation de documents, il convient de distinguer la dématérialisation native de la dématérialisation duplicative. La première équivaut à créer et recevoir tout nouveau document en format numérique, tandis que la seconde s’attache à copier au format numérique les documents reçus ou existants en format papier. Dans le cas de la dématérialisation duplicative, dématérialiser revient à transférer les données d’un support matériel papier, à un support numérique, à partir d’un système d’information.
Le type de documents dématérialisés peut être varié : courriers, factures, flux monétaires, démarches administratives… L’ensemble de ces documents est ensuite centralisé, via intranet ou internet, de sorte que tous les collaborateurs de l’entreprise aient accès aux bonnes informations.
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
Contrairement à certaines idées reçues, la dématérialisation des factures ne se limite pas à numériser ou scanner les factures au format papier, pour les obtenir en format numérique. Elle désigne un processus complet de :
- Numérisation : créer une copie numérique d’un document papier
- Saisie de données: intégrer manuellement des données dans la mémoire d’un appareil électronique
- Traitement OCR: convertir une image de texte en format texte lisible par une machine, grâce à la reconnaissance optique de caractères
- Extraction d’informations : capturer le contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de lecture automatique de document (LAD)
- Indexation : décrire et caractériser un document
- Archivage : recueillir, classer et conserver un document
Dématérialisation des factures : quels avantages ?
- Dématérialiser ses factures pour réduire les coûts
Selon le cabinet Ernst & Young, le coût de traitement d’une facture papier s’élève à 15€ en moyenne. Papier, impression, courrier, archivage, ressources humaines… Une fois que tous les éléments sont mis bout à bout, le traitement des factures papier est particulièrement onéreux. Dématérialiser permet alors de réduire significativement les coûts, en économisant des ressources matérielles et humaines.
- Dématérialiser ses factures pour gagner du temps
Grâce à la dématérialisation de facture, les données sont centralisées, ce qui permet de gagner du temps. Contrôle des informations, processus d’approbation, gestion des litiges… Tout est simplifié et optimisé. Résultat : les collaborateurs passent moins de temps sur des tâches administratives répétitives et à faible valeur ajoutée. Ils peuvent alors se consacrer à des missions plus stratégiques et valorisantes ! Une récente étude a d’ailleurs établi que la dématérialisation des factures permettait d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%.
- Dématérialiser ses factures pour sécuriser les processus
En plus d’être chronophages, toutes les étapes manuelles du traitement des factures au format papier peuvent être source d’erreurs ou de pertes d’informations. La dématérialisation permet alors de sécuriser les informations et les processus. Le stockage en ligne est fiabilisé et la traçabilité améliorée.
- Dématérialiser ses factures pour améliorer la productivité
Selon une étude réalisée par le cabinet IDC, 30% du temps de travail des services comptables est dédié à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Or, la dématérialisation des factures permet de réduire ce temps de traitement de 30% ! La productivité s’en trouve alors améliorée.
- Dématérialiser ses factures pour réduire son empreinte carbone
Enfin, la dématérialisation de facture permet à l’entreprise de réduire son empreinte carbone en diminuant sa consommation de papier, d’encre, d’impression, de transport du courrier… A ce titre, sachez que dématérialiser ses factures permet à une entreprise d’économiser entre 8 et 39% de papier !
Dématérialisation des factures : comment la mettre en place ?
Il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion de documents. Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) sont des logiciels de dématérialisation qui facilitent la gestion des flux documentaires. Ils permettent de gérer, stocker et modifier des documents dématérialisés.
Pour être vraiment efficaces, ces outils nécessitent des ressources humaines dédiées, notamment pour la vérification et la saisie de données. En effet, actuellement, aucun système ne peut garantir un résultat correct à 100%. Cette incertitude est inhérente à la digitalisation de factures. L’entreprise doit donc parvenir à gérer les erreurs pour bénéficier de tous les avantages et de la fiabilité de la dématérialisation.
Bonne nouvelle, il existe une solution simple et facile à cette problématique : l’externalisation ! En confiant tout ou partie de la gestion de votre processus de dématérialisation, vous bénéficierez :
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- D’une flexibilité accrue en réponse à un besoin ponctuel grâce à une relation contractuelle adaptable ;
- De plus de temps disponible pour vous consacrer à votre activité cœur de métier.
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